Yönetici Asistanı Nedir, Özel Asistanın Görevleri Nelerdir?
Yönetici asistanı nedir, ne iş yapar?
Yönetici asistanı nedir, kimdir sorusunun cevabı; Yönetici ile işletmenin veya organizasyonun iletişimini ve koordinasyonu sağlayan kişidir.
Günümüzde sosyal meslek yüksek okullarının Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı bölümünden mezun olmaktadır.
Yönetici asistanlığı atamaları da artık bu bölümlerden Kpss atamalarıyla yapılmaktadır.
Yönetici asistanının özellikle ingilizce ve başka dilleri de konuşabilmesi kariyerinde çok etkili rol oynayacaktır.
Yönetici Asistanı Görevleri:
Özellikle yöneticinin toplantılarını,randevularını,etkinlik ve organizasyonları düzenleyerek onun daha düzenli şekilde çalışmasını sağlar.
Yönetici asistanı zamanı etkin bir şekilde kullanmak zorundadır. Yönetici asistanı görev tanımı konusunda ilerde ki günlerde yazımıza ekleme yapacağız.
Yönetici asistanı neler yapar, neler yapmalıdır:
- Yönetici asistanı genel olarak işletmede veya kurumda profesyonel, duyarlı ve etkili bir deneyim sağlayan genel müdüre kapsamlı olarak destek sağlar.
- Gelişmiş takvim yönetimi sunar. Günlük işlerin sorunsuz yapılması için verilen yetki çerçevesinde genel müdüre gelmeden sorunların çözümünü sağlar. Gelen randevu istek ve taleplerini önceden değerlendirerek etkili bir randevu takvimi hazırlayarak yöneticisi olduğu genel müdüre sunumunu yapar.
- Yönetici asistanı yazışmaları yönetir. Gelen aramaları yönlendirir. Gelen e-postalara yetkisi dahilinde cevap yazar.
- Telefon rehberini güncel tutar ve numaraları ve kişi kartlarının kaydını kullanmış olduğu bilgisayar sistemine kaydeder.
- Microsoft Outlook sistemini kullanarak mail trafiğini yönetir. Yazışmaları koordine eder.
- Gelen-giden evrak, e-mail takibinin yapılması, evrakların bilgisayar ortamında ve çıktı olarak dosyalanması, kartvizitlerin Outlook ortamında saklanması
- Ofislerinin düzeninin sağlanması de yönetici asistanının görevlerinden biridir.
- Toplantılarını düzenli ve önem sırasına göre ayarlamak, duyurusunu yapmak
- Misafirleri ile ilgilenmek, ağırlama faaliyetlerini takip etmek
- Pasaport ve vize işlemlerini organize etmek
- Yönetici asistanı seyahat organizasyonlarını ve uçak veya araç kiralama organizasyonlarını da yapmalıdır.
- Kampanya, promosyon vb. takip etmek
- “Kıymetli evrak” tanımlaması yapılmış evrakları özel olarak saklamak, yetkisiz kişilere vermemek veya göstermemek,
- Her türlü posta/kargo işlemlerinin yürütülmesinde İk Müdürü ve Muhasebe ile işbirliği yapmak
- Yönetim Kurulu Üyeleri ve bölüm yetkililerinin randevu ve görüşmelerini düzenlemek, ziyaretçi trafiğini ayarlamak, ziyaretçilere gerekli ikramları yapmak veya yaptırmak
- Bayramlarda ve özel günlerde grup içi, grup dışı kişi/firmalara ve resmi kuruluşlara kutlama, özel hallerde; başsağlığı, ölüm, kutlama vb.. mesajları çekmek veya ilan vermek, belirlenmiş kişi/yerlere hediye, eşantiyon veya çiçek göndermek
- Gazete, kitap, süreli yayınları temin etmek, iç dağıtımını yapmak, geri dönmesi gereken yayınları takip etmek
- İstenilen raporları, tabloları, prezantasyonları vb… bilgisayar aracılığı ile yazıp kayıtlı olarak tutmak
- Görev, yetki ve sorumlulukları içine girebilecek konularda ilgili amirlerin kendisine vereceği diğer görevleri yapmak
yönetici asistanı
Yönetici asistanının özellikleri neler olmalıdır ?
- Planlama ve organizasyon yeteneği gelişmiş,
- İş takibi ve analiz yeteneği yüksek,
- Protokol ve insan ilişkilerinde başarılı,
- Diksiyonu düzgün yoğun çalışma temposunda sonuç odaklı ve dinamik çalışabilen
- Hızlı okuma ve yazma
- İletişim becerisi
- Seyahat organizasyonu yapma becerisi
- Yaptırım gücü ve iş organizasyonu becerisi
- Analitik düşünme becerisi
Yönetici asistanı hangi dilleri bilmelidir?
İleri derecede İngilizce bilen, aynı zamanda genellikle iş yapılan ülkeye, coğrafyaya göre de birden fazla dil bilmesi gereklidir.
Yönetici asistanının Bilgisayar Bilgisi nasıl olmalıdır?
Microsoft Office programlarını etkili bir şekilde kullanmalıdır. İnternet kullanımı iyi olmalı ve bilinçli bir kullanıcı olmalıdır. Yönetici asistanı özellikle mail yazışmaları konusunda uzman ve kurumsal bir kimlikle yazışma yapmalıdır.
Eğitim Seviyesi ne olmalıdır?
En Az Ön Lisans (Tercihen Büro Yönetimi ve Sekreterlik Yüksek okulu)
Yönetici Asistanı Maaşı
Maaş seviyeleri illere göre de değişmekle birlikte 3 büyük ilimiz hariç düşünülürse 1500-2500 maaş alabilir. Üst düzey yönetici asistanı (Executive assistant) maaşları ise 3000 ile 10000 lira (fortune 500 firmaları için) arasında değişebilir.